تعمل إدارة كرة القدم بنادي الهلال بقيادة مدير الفريق فهد المفرج والمدير الفني الأرجنتيني رامون دياز على تأمين أنسب الأجواء الإعدادية للزعيم في رحلته لتمثيل الوطن في أكبر منصات القارة الآسيوية إذ قرر الهلاليون إقامة معسكرهم الإعدادي لمواجهة إياب النهائي فور انتهاء مباراة الذهاب وذلك بسبب الأجواء الباردة التي تمر بها العاصمة اليابانية طوكيو، إذ ستصل درجة الحرارة هناك في اليابان إلى خمس درجات مئوية أثناء مواجهة الإياب يوم 25 من شهر نوفمبر الجاري على أرضية استاد السايتاما وسيتدرب الفريق الهلالي قبل مواجهة النهائي على ملاعب تدريبات خاصة في العاصمة اليابانية طوكيو وفرتها إدارة الكرة ويعتبر ملعب السايتاما أول ملعب ياباني احتضن مواجهة كروية سعودية في مونديال 2002 بين منتخبي السعودية والكاميرون ويبعد عن العاصمة طوكيو زهاء الساعة باستخدام الميترو
ووفرت إدارة الهلال طائرة خاصة لنقل بعثة الفريق من الرياض بعد انتهاء مباراة الذهاب التي ستقام على أرضية ملعب الملك فهد الدولي.