ابعاد الخفجى-محليات:أوضح أمين المنطقة الشرقية المهندس فهد بن محمد الجبير أن نظام المعاملات الإلكترونية “معاملات” الذي دشنته الأمانة مؤخرا يهدف إلى متابعة حركة المعاملات والمراسلات الواردة والصادرة الكترونيا بين جميع إدارات الأمانة من ناحية،
وبين الأمانة والجهات الأخرى الخارجية من ناحية أخرى بطريقة إلكترونية وسلسة، حيث يتيح النظام للمستخدم تتبع الإدارات التي مررت إليها المعاملة، وجميع الإجراءات والقرارات التي اتخذت على المعاملة خلال سيرها “WORK FLOW”، كما يهتم النظام بمعرفة حالة المعاملة في أي لحظة ومعرفة مكان وجودها والمدة التي تمكثها المعاملة عند كل مستخدم، كما يتيح للمستخدم الاحتفاظ بالنسخة الأصلية من الوثيقة وكل التعديلات والإصدارات الأخرى للوثيقة وربطها عن طريق نظام الرسائل القصيرة SMS.
أوضح الجبير أن التطبيق شمل جميع وحدات الاتصالات الإدارية بالإدارات العامة ووكالات (الخدمات، التعمير والمشاريع، وشئون البلديات) والبلديات الخمس التابعة لها اعتباراً من بداية العام الحاليوأضاف إن التطبيق شمل جميع وحدات الاتصالات الإدارية في جميع الإدارات العامة في الأمانة بالإضافة إلى وكالات (الخدمات، التعمير والمشاريع، وشئون البلديات) والبلديات الخمس التابعة لها (الخبر، الظهران، وسط الدمام، شرق الدمام، غرب الدمام) وذلك اعتباراً من بداية العام 1434هـ، وقد تم حتى الآن إدخال ومعالجة أكثر من مليوني معاملة في النظام.
من جهته، أبان المهندس عصام بن عبداللطيف الملا رئيس لجنة التعاملات الالكترونية بأمانة المنطقة أن النظام يهدف إلى وضع منهجية لسير المعاملات بين الإدارات، سواء المعاملة الواردة من جهة خارجية، أو المعاملة الداخلية، بحيث يمكن أن يتم تحويل المعاملة بين إدارات الأمانة بشكل إلكتروني دون الحاجة للمعاملة الورقية، وأيضاً معالجة التأخير والوقت المستغرق في تقديم ومعالجة الوثائق.
وبالنسبة لطريقة سير العمل فيما يخص المعاملة الواردة من جهة خارجية، أكد أن المعاملة تصل إلى مكتب الاتصالات الإدارية الرئيسي الذي يقوم بدوره بأرشفة المعاملة وإدخالها على النظام الكترونيا، ثم يقوم بعد ذلك بتحويلها إلكترونياً إلى الإدارة المعنية والتي بدورها تتخذ الإجراء المناسب على المعاملة، أو تقوم بتحويلها إلى إدارة أخرى.
أما بالنسبة للمعاملات الداخلية والتي يتم إنشاؤها من قبل أحد الإدارات في الأمانة فأفاد رئيس اللجنة بأن المستخدم يقوم بإنشاء المعاملة إلكترونياً من خلال النظام، وإدخال جميع الوثائق والمرفقات اللازمة وإرفاقها مع المعاملة، ثم بعد أن يتم تجهيز المعاملة بالكامل يقوم المستخدم بتحويلها إلكترونياً إلى الإدارة المعنية مباشرة دون الحاجة إلى تحويلها لمكتب الاتصالات الإدارية الرئيسي.
