وأشار المركز إلى أن هذه الموافقة تأتي بناءً على نظام المركز المتضمن أن يكون له هيئة يرأسها معالي رئيس الديوان الملكي، وتضم في عضويتها معالي الأمين العام لمجلس الوزراء، ومعالي رئيس هيئة الخبراء بمجلس الوزراء، وأمين عام دارة الملك عبدالعزيز، ومعالي المشرف العام على مكتبة الملك عبدالعزيز العامة، ومدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية، ونائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات، إضافةً إلى ثلاثة من المتخصصين بشؤون الوثائق والمحفوظات من أعضاء هيئة التدريس في الجامعات أو غيرهم يُختارون بأمرٍ سامٍ لمدة 3 سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط بناءً على ترشيح من الديوان الملكي.

 مما يذكر أن من مهام هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رسم السياسة العامة للمركز ومتابعة تنفيذها، وكذلك اقتراح ما تراه مناسبًا من الأنظمة واللوائح والإجراءات التي تكفل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات، وتضطلع هيئة المركز بإصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات والموافقة على الخطط والبرامج والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز.